L'efficienza esamina ciò che viene attualmente prodotto e lo confronta con ciò che potrebbe essere ottenuto con il consumo di risorse esistente, ovvero manodopera, tempo, denaro, macchinari, ecc. È uno dei fattori principali nella determinazione della produttività, tuttavia, la produttività si concentra sulla quantità mentre l'efficienza riguarda la qualità e l'eliminazione degli sprechi. Indica un livello di prestazioni che descrive un processo che utilizza il minimo di input per creare la massima quantità di output, ovvero ottenere di più da meno.
In parole povere, l'efficienza è la capacità spesso misurabile di evitare di sprecare energia, denaro, sforzi, materiali e tempo nel fare qualcosa o nel produrre un risultato desiderato. La capacità di fare le cose in modo impeccabile e senza sprecare la capacità di farle bene.
L'efficienza consiste nel fare il miglior uso possibile delle risorse disponibili. Le aziende efficienti massimizzano gli output da determinati input, riducendo così al minimo i loro costi. Quando l'efficienza di un'azienda migliora, i suoi costi si riducono e la sua competitività aumenta, purché il focus sia anche sulla produttività.
Dictionary.com ha la seguente definizione di efficienza:
1. Lo stato o la qualità di essere efficienti o in grado di realizzare qualcosa con il minimo spreco di tempo e fatica; competenza nelle prestazioni. 2. Realizzazione o capacità di portare a termine un lavoro con un minimo dispendio di tempo e fatica.
Efficienza contro produttività
Nella sua forma più semplice, la differenza tra produttività ed efficienza è la differenza tra quantità e qualità. Raggiungere la qualità al 100% ai massimi livelli di produzione non è sempre possibile.
Le aziende devono trovare la giusta combinazione di efficienza e produttività per ottimizzare la produzione riducendo al minimo gli sprechi.
Produttività: è comunemente misurata come produzione durante periodi comparabili produzione al minuto, ora, giorno, settimana, ecc. Ad esempio, se un lavoratore produce 100 camicie in una settimana e poi 110 camicie la settimana successiva, la sua produttività è aumentata di 10%.
L'efficienza produttiva consiste nel realizzare prodotti e fornire servizi con la combinazione ottimale di input per produrre il massimo output al minor costo. È un livello al quale l'economia non può più produrre più beni senza ridurre i livelli di produzione di un altro bene.
Efficienza: esamina la qualità del lavoro svolto, che di solito include la creazione di output con meno sprechi, una spesa minore e meno risorse.
A volte l'efficienza è più desiderabile della produttività. Ad esempio, immagina due persone, Judith e Bob, che vendono entrambe valvole industriali. Bob vende valvole per un valore di $ 20.000 ogni settimana e rivendica $ 3.000 per spese aziendali. Visita i clienti, li porta fuori a pranzo, organizza esposizioni, affitta locali, contrae relatori specializzati, ecc.
Judith vende solo valvole per un valore di $ 21.000 ogni settimana. Tuttavia, fa tutto questo al telefono, senza mai lasciare la sua scrivania. Le sue spese sono inferiori a $ 50.
Mentre la produttività di Bob per dipendente è maggiore, Judith è più efficiente, spreca meno soldi. Judith sta facendo più soldi per la sua compagnia.
Bill Gates, co-fondatore di Microsoft, che è diventata la più grande azienda di software per PC al mondo, una volta ha detto: La prima regola di qualsiasi tecnologia utilizzata in un'azienda è che l'automazione applicata a un'operazione efficiente amplificherà l'efficienza. Il secondo è che l'automazione applicata a un'operazione inefficiente amplificherà l'inefficienza. (Immagine: twitter.com/BillGates)
In che modo l'efficienza può essere associata alla qualità? L'efficienza è legata alla quantità di rifiuti, meno rifiuti ci sono, più efficiente è un'azienda o un dipendente. Se John Doe Ltd. produce 1.000 valvole a settimana con 100 dipendenti e Mary Smith Inc. produce 1.100 valvole a settimana con 100 dipendenti, Mary Smith Inc. ha chiaramente una produttività superiore.
Tuttavia, se Mary Smith produce 200 valvole difettose ogni settimana rispetto a John Does 20, John Doe è più efficiente John Doe finisce ogni settimana con 980 valvole di buona qualità che possono essere vendute rispetto a Mary Smith 900.
Bilanciare efficienza e produttività
A volte concentrarsi troppo sulla produttività pagando commissioni e bonus sugli importi venduti o prodotti può mettere a rischio la qualità. Quando le persone si impegnano troppo per aumentare la produttività, possono diventare meno attente.
Aldous Huxley (1894-1963), scrittore, filosofo e membro di spicco della famiglia Huxley, una volta disse: Il peggior nemico della vita, della libertà e delle comuni decenze è l'anarchia totale; il loro secondo peggior nemico è l'efficienza totale. (Immagine: mmlafleur.com)
Se la tua maggiore qualità di output supera il numero di problemi che hai, allora potrebbe non essere una brutta cosa.
Ad esempio, se si spinge con forza per un forte aumento della produzione, il numero di difetti e resi potrebbe aumentare del 10%. Tuttavia, se operare a quel ritmo significa che vale la pena aumentare la produzione di unità di qualità, allora la produttività è una buona cosa.
Un'eccessiva concentrazione sull'efficienza può minare la produttività dei lavoratori a tal punto che hanno troppa paura di commettere errori e lavorano a passo di lumaca per assicurarsi che le cose non vadano mai male. Tuttavia, ciò si traduce in un calo esponenziale della produttività, che non è positivo per nessuna azienda.