Mentre la nostra società ora globale si muove verso un futuro sempre più tecnologico, una delle tendenze che prendono piede è l'attuale uso diffuso dei tracker delle spese aziendali, o, più specificamente, dei tracker del chilometraggio.
Questo tipo di software può aiutare i proprietari di piccole imprese, gli appaltatori indipendenti o in generale i lavoratori autonomi a massimizzare le detrazioni fiscali sul chilometraggio aziendale attraverso l'IRS, qualcosa che gli imprenditori esperti sanno che è fondamentale per ottenere il massimo dei rendimenti e ridurre i costi all'interno della loro attività.
Nella maggior parte dei casi, queste app possono essere scaricate gratuitamente da Google Play o App Store, poiché la stragrande maggioranza di esse è disponibile sia per dispositivi Apple che per utenti Android. In generale, tuttavia, le app gratuite presentano degli svantaggi, il che significa che alla fine, la maggior parte delle persone che effettuano il chilometraggio relativo al lavoro deve iscriversi a un piano. Di solito, questi piani comportano una detrazione mensile dal tuo conto bancario o un pagamento con carta di credito più grande come parte di un piano in corso.
Poiché il mercato di questo tipo di software è così vasto, oggi ci concentreremo solo su tre principali fornitori.
Che tipo di funzionalità sono necessarie?
Diamo un'occhiata ad alcune delle funzionalità più importanti che le app di registrazione del chilometraggio possono fornire, analizzando il motivo per cui sono esattamente importanti secondo l'opinione degli esperti.
Tracciamento automatico
Facilmente una delle funzionalità più importanti, il monitoraggio automatico è assolutamente essenziale se desideri registrare il chilometraggio della tua attività in modo accurato e tempestivo. L'alternativa è la registrazione manuale del viaggio, che, sebbene sicuramente migliore rispetto all'utilizzo di un registro del chilometraggio cartaceo, è poco brillante e richiede tempo. Alcuni fornitori hanno molti tipi diversi di tracciamento disponibili, mentre altri si limitano a uno o due. Ne parleremo più avanti quando esamineremo più in dettaglio tre dei migliori fornitori.
Revisore IRS integrato
La registrazione del tuo chilometraggio tramite un'app è una cosa che la maggior parte delle app ti consente di farlo con relativa facilità. Il problema è assicurarsi che quei registri siano a prova di IRS qualcosa che può essere molto noioso se devi esaminare tutti i tuoi registri individualmente e assicurarti che tutti i numeri si sommino. Tuttavia, un provider che stava guardando oggi ha un revisore IRS integrato MileageWise . Il revisore MileageWise esamina 70 possibili contraddizioni logiche nei tuoi registri prima di consentirti di stamparli assicurandoti che i tuoi registri siano impeccabili.
Servizio di preparazione registro chilometri
Parlando di rendere i tuoi registri impeccabili, MileageWise offre anche un servizio di preparazione dei registri, una cosa particolarmente cruciale se sei sottoposto a verifica da parte dell'IRS e il tuo tempo è scarso. Costa un po' di più, ma vale la pena evidenziare come un'altra caratteristica che nessun altro provider offre.
Tre delle migliori app di monitoraggio del chilometraggio e le loro funzionalità
Dopo aver dato un'occhiata ad alcune delle funzionalità più di nicchia offerte da un provider, entriamo in un confronto più generale con i prezzi e le caratteristiche generali. Oggi abbiamo esaminato tre dei migliori tracker di chilometraggio sul mercato MileageWise , Hurdlr e Driversnote .
Hurdlr
Il primo è Hurdlr, un'app che si concentra sulle spese generali e ha anche un tracker del chilometraggio. Le caratteristiche includono un tracker di spesa manuale e un tracker di chilometraggio semiautomatico per la sua versione gratuita. Quando si tratta di tenere traccia delle spese aziendali in un senso più generale, il software offre molto ai consumatori disposti a pagare un piccolo extra, sebbene la maggior parte delle funzionalità standard sembri riferirsi più alla contabilità e ai report che al chilometraggio.
Prezzi: fatturati annualmente, i professionisti del settore personale che scelgono Hurdlr possono ottenere funzionalità limitate gratuitamente e un piano premium per $ 8,34 al mese. Nella fascia alta, è disponibile un piano pro per $ 16,67 al mese, fatturato anche annualmente. Questo piano professionale include funzionalità come report contabili avanzati, che, sebbene certamente utili, servono un mercato leggermente diverso.
Driversnote
Successivamente, daremo un'occhiata a Driversnote . Questo fornitore si rivolge a un mercato globale con oltre 1 milione di utenti in tutto il mondo che sembrano essere una stella nascente nel settore. Le funzionalità sono relativamente standard, con la categorizzazione del viaggio e lo scopo che sono una parte importante dei loro sistemi software eleganti e intuitivi. Il rilevamento automatico è disponibile tramite iBeacon, un dispositivo Bluetooth esterno che i clienti devono acquistare separatamente.
In alternativa, se ti iscrivi al loro piano annuale, ti daranno l'iBeacon gratuitamente, il che non sembra un cattivo affare. Tuttavia, senza il beacon, è disponibile solo il semplice rilevamento del movimento, che in passato si è sicuramente dimostrato poco brillante.
Prezzi : è disponibile una versione lite gratuita, ma registra solo un massimo di 20 viaggi al mese, che nella maggior parte dei casi non è nemmeno abbastanza vicino per la maggior parte delle aziende. Da questo c'è il loro piano base per $ 9,50 al mese che offre viaggi illimitati e si concentra sul monitoraggio di iBeacon. Al di fuori di questo piano, preferiscono interagire direttamente con i clienti attraverso un sondaggio e un modulo disponibile nella sezione dei prezzi sul loro sito web.
MileageWise
Infine, torniamo a MileageWise . Questo promettente nuovo arrivato ha colpito il mercato con una tonnellata di caratteristiche rivoluzionarie, oltre a quelle menzionate in precedenza. Tra questi c'è il software AdWise basato su intelligenza artificiale, questa tecnologia consente la ricostruzione del chilometraggio passato per coloro che potrebbero avere lacune nei loro registri devi solo fornire le letture del contachilometri, la tua casa o sede e i luoghi che generalmente frequenti per lavoro . L'app fa il resto che può salvarti in un clinch in cui potresti fissare la canna di un audit IRS in arrivo.
MileagWise ha anche tre metodi di monitoraggio, monitoraggio del movimento del veicolo, monitoraggio automatico Bluetooth e monitoraggio automatico PlugNGo. Ogni metodo funziona sulla base di un sofisticato sistema a doppio punto di innesco, uno per quando si ferma il veicolo, il successivo quando si spegne o si scollega tutto ciò che stavi utilizzando in primo luogo. In questo modo non ti ritroverai mai con viaggi rotti o irrecuperabili, il sistema di trigger point garantisce che l'app si fermi sempre e inizi a registrare solo quando è appropriato.
Prezzi: MileageWise offre l'unica vera prova gratuita sul mercato con 14 giorni della loro versione completa e tutti i suoi componenti aggiuntivi gratuitamente. Ciò significa che puoi decidere se l'app fa per te prima di impegnarti e iniziare a pagare mensilmente o annualmente. Dal punto di vista del prezzo, ci sono molti piani tra cui scegliere, con il loro piccolo piano che avvia gli utenti con la maggior parte delle loro funzionalità a partire da soli $ 4,99 al mese. Da questo c'è il piano Gold, in cui tutte le funzionalità, inclusa la ricostruzione del chilometraggio passato, sono disponibili per $ 9,99 al mese, sebbene le spese siano fatturate annualmente. I piani aumentano da qui fino al livello VIP in cui gli utenti possono acquistare l'app e usarla per tutta la vita.
Cosa è meglio per le aziende Enterprise?
Che tu gestisca un'azienda o ne sia un dipendente, è fondamentale che tutti ottengano il massimo dal rimborso del proprio chilometraggio. È necessaria una dashboard del team, in cui un CPA o un professionista fiscale possono gestire i registri dei chilometri percorsi dei dipendenti e assicurarsi che tutto sia contabilizzato correttamente.
Tutti i fornitori elencati qui oggi hanno una versione di un dashboard Web del team, anche se ancora una volta il software MileageWise si distingue con tutte le funzionalità extra che aiutano contabili, dipendenti e imprenditori. Anche Driversnote e Hurdlr hanno ottimi servizi, ma MileageWise li supera in questo reparto.
Ci sono degli svantaggi in una piattaforma Mileage Tracker?
Purtroppo sì. Esaminiamo alcune insidie comuni che i consumatori devono conoscere:
- La registrazione dei viaggi limitata può essere un problema quando hai a che fare specificamente con app che consentono l'utilizzo gratuito, ma solo per un numero compreso tra 20 e 40 viaggi al mese, per utente. Non sorprende che se si desidera creare un registro completo del chilometraggio per l'IRS, è quasi sempre necessaria la versione completa indipendentemente dal provider e dal software che si desidera utilizzare.
- L'uso eccessivo di dati e batteria può essere un problema su alcune app, in particolare quelle che fanno molto affidamento sull'utilizzo del GPS durante la guida.
- Una mancanza di servizio clienti e supporto, fai attenzione a questo perché molte app non hanno molto in termini di supporto. Ciò può significare che quando si verifica un problema durante la preparazione dei registri del chilometraggio, potresti non essere in grado di risolvere i problemi.
Il basso
Quando tutto è stato detto e fatto, MileageWise sembra essere la migliore app di monitoraggio del chilometraggio disponibile almeno da una prospettiva oggettiva in cui è interessata la popolarità di base per le semplici app di monitoraggio del chilometraggio. Negli affari, essere all'avanguardia è tutto. Sicuramente Driversnote e Hurdlr sono ottimi pezzi di tecnologia e non soddisfano altrettanto le esigenze di chilometraggio specializzato degli uomini d'affari moderni.
Lo stesso si può dire di alcuni dei provider più noti in questo mercato, come MileIQ ed Everlance . Sono fantastici di per sé, ma, come tutti sappiamo, a volte è il perdente che ottiene il miglior lavoro a lungo termine. MileageWise è che il tempo esuberante dei nuovi arrivati dirà come la loro tecnologia influirà sul settore.
Articolo correlato interessante: Utilizzo del veicolo personale per lavoro: consigli su tasse, assicurazioni e comfort