La memoria organizzativa si riferisce alla capacità collettiva di accumulare, archiviare e recuperare conoscenze e dati. La memoria umana riguarda la nostra capacità di acquisire, archiviare e recuperare dati. La memoria organizzativa, tuttavia, si estende oltre l'individuo. In altre parole, si riferisce ad aziende e altre organizzazioni.
Un'organizzazione è un gruppo organizzato di persone che lavorano insieme e hanno un obiettivo comune. Coordinano le loro attività.
Memoria istituzionale o memoria aziendale hanno lo stesso significato di memoria organizzativa . In questo articolo, uso i tre termini in modo intercambiabile. La memoria istituzionale è costituita da informazioni; in particolare, informazioni utili per il riutilizzo.
La memoria organizzativa è principalmente intuizioni, esperienze, abilità e conoscenze non documentate acquisite nel tempo.
I dipendenti attuali trasmettono queste informazioni ai nuovi dipendenti attraverso riunioni, corsi di formazione e contatti personali. Questo tipo di memoria si sviluppa anche come risultato di relazioni mentore-protettore.
Archivi di memoria organizzativa
La memoria organizzativa ha due depositi: gli archivi dell'organizzazione e le memorie dei singoli popoli. Con il termine archivi includiamo anche le banche dati elettroniche delle organizzazioni.
BusinessDictionary.com afferma che la memoria organizzativa in genere svanisce a causa di frequenti licenziamenti, logoramento dei dipendenti, disastri e ridimensionamento eccessivo. Il ridimensionamento si riferisce al taglio di un'azienda. In altre parole, ridurre le dimensioni dei costi operativi di un'azienda.
James Walsh, del Dartmouth College, e Gerardo Ungson, dell'Università dell'Oregon, hanno definito la memoria organizzativa come:
Le informazioni memorizzate dalla storia di un'organizzazione che possono influenzare le attuali decisioni delle organizzazioni.
Le organizzazioni hanno ricordi, proprio come gli esseri umani, che li aiutano a non ripetere gli stessi errori. Negli esseri umani, quei ricordi sono tutti in un posto, il cervello. Tuttavia, le memorie organizzative esistono in diversi luoghi.
Memoria organizzativa tre fasi
Nel processo di memoria aziendale, ci sono tre fasi. Le fasi sono essenziali per il processo di apprendimento delle organizzazioni. Le fasi principali sono l'acquisizione, la conservazione e il recupero.
Acquisizione
La memoria organizzativa contiene le informazioni accumulate sulle decisioni passate. Tuttavia, le aziende, ad esempio, non memorizzano questi dati centralmente. Lo archiviano in diverse strutture di conservazione.
Ogni volta che i dipendenti prendono una decisione, valutano anche le conseguenze di tali decisioni. Quindi aggiungono alcuni dei dati relativi alle conseguenze alla memoria aziendale.
Ritenzione
Esistono cinque diversi repository in cui le organizzazioni conservano le informazioni sulle esperienze passate. Sono gli individui, la cultura, le trasformazioni, le strutture e le attività esterne.
La cultura si riferisce alle strutture e al linguaggio che le organizzazioni hanno. Formiamo interpretazioni condivise con loro.
Le trasformazioni si riferiscono ai sistemi e alle procedure formalizzate che l'organizzazione utilizza. In effetti, questi sistemi riflettono le esperienze passate delle organizzazioni. Contengono conoscenza incorporata.
Le strutture collegano le persone tra loro, così come all'ambiente.
Le attività esterne sono i dintorni dell'organizzazione, dove i dati possono essere archiviati. Ad esempio, concorrenti, ex dipendenti ed enti governativi.
Recupero
Per quanto riguarda il recupero, Strumenti di gestione della conoscenza scrive:
Questo può essere controllato o automatico. Quest'ultimo si riferisce al processo intuitivo ed essenzialmente senza sforzo di accesso alla memoria organizzativa, di solito come parte di una sequenza stabilita di azioni.
Controllato si riferisce al tentativo deliberato di accedere alla conoscenza memorizzata.
Gli esseri umani accedono e utilizzano le esperienze passate per evitare di ripetere gli stessi errori. Inoltre, accediamo e utilizziamo le esperienze passate per sfruttare preziose conoscenze. Le organizzazioni fanno lo stesso.
Tuttavia, la memoria aziendale, a differenza della memoria umana, non esiste in un solo repository. Risiede in tutta l'organizzazione. In effetti, risiede anche al di fuori di esso.
Il modo in cui le persone recuperano tale conoscenza o dati varia. Ad esempio, se lo abbiamo scritto, possiamo accedervi da record elettronici.
Per quanto riguarda la memoria culturale, invece, Knowledge Management Tools scrive:
[Vi accediamo] attraverso la comprensione e/o l'applicazione delle norme e delle procedure dell'ambiente di lavoro.
Memoria organizzativa video
In questo video Roger Schank e Maria Bartiromo parlano dell'importanza della memoria aziendale.