La documentazione dei processi aiuta le aziende a migliorare l'efficienza dei processi e a identificare facilmente i difetti.
In poche parole; sono guide di implementazione essenziali su come fare e cosa fare. Sono una sorta di strumento di comunicazione.
Affinché qualsiasi azienda realizzi la sua visione, il suo processo di comunicazione deve essere efficace. Un canale di comunicazione senza interruzioni riduce i colli di bottiglia e consente alle organizzazioni di raggiungere la perfezione più velocemente rispetto ai concorrenti.
Immagine creata da Market Business News.
Quando i membri del tuo staff si collegano in modo appropriato sulla linea di produzione o prendono spunto in modo appropriato durante la negoziazione con i clienti, risparmieranno risorse, tempo e processi con poco sforzo. Questo alla fine aumenta i tuoi profitti.
In questo post, ti mostrerò come scegliere il miglior software di documentazione dei processi per la tua azienda.
Perché hai bisogno di un software di documentazione dei processi per la tua azienda
Un rapporto di BP Trends ha indicato che il 96% delle aziende aveva una sorta di processo documentato nel 2015.
Ciò significa che, che siano ben scritte, strutturate, adeguatamente documentate o meno, le aziende hanno creato una sorta di documentazione di processo.
Poiché queste aziende hanno ottenuto ricompense come la riduzione degli errori nei processi aziendali, la riduzione dei costi operativi e un maggiore coinvolgimento dei dipendenti, molte altre hanno iniziato a seguirne l'esempio.
I dati di Statistica mostrano che il valore del mercato della gestione dei processi aziendali (BPM) sarà ancorato tra $ 13 miliardi e $ 14 miliardi nel 2021. Questa è un'indicazione della rapidità con cui le organizzazioni stanno abbracciando servizi e strumenti di documentazione dei processi adeguatamente strutturati.
Se non stai sfruttando la potenza della documentazione di processo per la tua azienda, stai lasciando molto sul tavolo.
Un software di documentazione del processo consente a te e ad altri collaboratori di delineare i passaggi necessari per completare un'attività o un processo. Questa documentazione interna e continua del processo diventa facilmente realizzabile in quanto può essere eseguita da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo.
Non solo, consente anche ai contributori di raccogliere informazioni sufficienti, gestire il proprio tempo e redigere i documenti senza pressioni.
Quindi, come puoi scegliere il miglior software di documentazione dei processi per la tua azienda?
Ti ho coperto.
Continuiamo.
8 cose da considerare prima di scegliere un software di documentazione di processo per la tua azienda
La documentazione del processo non solo semplifica la pianificazione, la revisione e la documentazione, ma consente anche di risparmiare tempo per lavorare su altre attività.
Consente inoltre di creare una cultura del lavoro produttiva e apre prospettive future per la documentazione e migliori opzioni di formazione.
Ma è allora che scegli il miglior software di documentazione dei processi. Altrimenti, ti ritroverai a correre in tondo.
In nessun ordine particolare, considera questi fattori quando cerchi un software di documentazione dei processi per la tua azienda:
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Facile da configurare
Non vuoi abbonarti a un software di documentazione del processo che impiegherà mesi al tuo team per capire come utilizzare, o quello che richiede l'assunzione di un esperto per la configurazione.
Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, puoi abbonarti a un sistema basato su cloud o a una solida soluzione aziendale che puoi iniziare a utilizzare immediatamente.
Detto questo, il sistema non dovrebbe dipendere dal sistema operativo del computer o dalla posizione, qualsiasi utente dovrebbe essere in grado di accedere alle funzionalità complete del software dai propri dispositivi.
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Semplifica la collaborazione
Un software di documentazione dei processi che non consente a te e al tuo team di collaborare non è adatto alla vostra attività. Hai bisogno di un software di documentazione dei processi che sia forte sulla collaborazione. Cercane uno che consenta facilmente l'aggiunta di processi, consenta agli amministratori di assegnare attività e dia spazio a suggerimenti e commenti per guidare l'intero processo di documentazione.
Ciò alla fine ucciderà i disaccordi sul posto di lavoro poiché ogni dipendente, in un dipartimento specifico, fa parte del processo di documentazione. Ridurrà inoltre gli errori di processo e creerà la standardizzazione delle attività poiché i processi sono creati da tutte le parti interessate chiave.
Poiché un recente sondaggio di Alfresco ha indicato che l'83% dei dipendenti fa affidamento sull'utilizzo della tecnologia per la collaborazione, la domanda che dovresti porti sul software di documentazione del processo che stai esaminando è: consente la collaborazione?
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Interfaccia moderna e intuitiva
Non ti aspetteresti che un dipendente che ha un compito primario importante capisca gli aspetti tecnici di un software di documentazione del processo come lavorare su un terminale software o un prompt dei comandi. È noioso e provoca affaticamento.
Le icone e il testo in chiaro in un'interfaccia utente grafica semplificano l'usabilità. Quindi non stressare i tuoi dipendenti scegliendo un software con un'interfaccia di tasking.
Un'interfaccia utente moderna è intuitiva e di facile comprensione, fornendo maggiore visibilità agli eventi aziendali importanti in modo che le parti interessate abbiano le informazioni giuste per agire. Il software di documentazione dei processi con un'interfaccia utente moderna consentirà agli utenti di concentrarsi sul flusso di lavoro specifico del lavoro, perdendo meno tempo a navigare attraverso sistemi ingombranti.
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Interfaccia reattiva e ottimizzata per i dispositivi mobili
Molte volte, la soluzione ai problemi che ti causano mal di testa arriva quando ti allontani da esso. Il vagabondaggio consapevole favorisce il momento eureka.
Non limitare l'opportunità ai tuoi dipendenti di trovare soluzioni quando sono fuori ufficio. Verifica la disponibilità di un software reattivo e ottimizzato per i dispositivi mobili.
In questo modo, puoi sfruttare la natura mutevole del lavoro per i tuoi dipendenti per accedere al software dai loro dispositivi mobili, nonché aggiungere commenti o suggerimenti alla documentazione.
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Perfetta integrazione con altri strumenti
Non esiste un software che risolva tutti i problemi. I migliori danno la possibilità ad altri software di collegarsi al loro sistema, fornendo così soluzioni estese.
Il software di documentazione del processo che desideri adottare dovrebbe supportare le app di produttività, come Evernote, G Suite, Zoom, Trello e Confluence. Avere un mercato dedicato per questi strumenti aggiuntivi sarà un vantaggio per la loro selezione.
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Bilancia la funzionalità con la semplicità
Per quanto il software trasformi in modo efficiente i tuoi input in un output, deve essere semplice da esplorare.
Un sistema con più funzioni e una struttura poco professionale non porterà l'utente da nessuna parte, quindi assicurati che il sistema che adotti abbia funzionalità e semplicità che si bilanciano a vicenda.
Il software dovrebbe svolgere il lavoro per cui è stato acquistato e non stressare l'utente.
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Accessibilità
Non è intelligente spendere soldi per le funzionalità del software che non ti servono. Non farti prendere dal fatto che un giorno cresceremo, quindi compriamolo ora mentalità.
Esamina attentamente il software e affianca l'importo ai tuoi dati finanziari per identificare quello più adatto al tuo budget; considera le funzionalità di cui avrai bisogno e i prezzi dell'integrazione estesa.
La cosa buona è che la maggior parte dei prodotti SaaS B2B ha un prezzo in base al numero di utenti; alcuni hanno anche modelli freemium e generalmente hanno un prezzo ragionevole. Quindi non è necessario buttare via migliaia di dollari su alcuni software che potresti finire per non utilizzare.
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Diagramma di processo drag-and-drop
Il software di documentazione del processo di programmazione è difficile da usare. Rappresenta un problema serio per la direzione e il team di progetto.
Nessuno sa come percorrerlo.
La soluzione praticabile è impiegare il servizio di un consulente di alto livello per volare o progettare una formazione speciale per preparare i dipendenti all'uso del software. Questi comportano costi aggiuntivi per il programma software e sono anche una perdita di tempo.
Utilizzi un tale programma software solo se necessario. È meglio abbonarsi a un software senza codice che prevede solo un trascinamento della selezione di forme e icone per creare una documentazione completamente funzionale.
Esempi di strumenti di documentazione del processo
Di seguito sono riportati alcuni strumenti che puoi utilizzare per documentare i tuoi processi aziendali.
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Dolce Processo
SweetProcess è un software di documentazione dei processi aziendali che semplifica la documentazione delle procedure e dei processi operativi standard, il tutto in un unico posto.
Con SweetProcess, puoi integrare facilmente e senza problemi i nuovi dipendenti nel tuo team documentando i passaggi e le procedure che segui per avviare e completare ogni attività nel software. È possibile utilizzare testo, immagini e video per illustrare i processi.
SweetProcess si integra anche con diverse app e software che ne migliorano le funzionalità. In questo modo, puoi crescere e scalare la tua attività concentrandoti su ciò che conta.
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documenti Google
Google Docs è un altro strumento che puoi utilizzare per documentare i tuoi processi aziendali. Con Google Docs puoi creare documenti a cui tutti i membri del tuo team possono accedere indipendentemente dalla loro posizione o dispositivo. Non solo, i tuoi documenti salvati possono essere facilmente modificati e aggiornati.
Puoi anche combinare fogli Google con Google Docs, per una maggiore efficienza e produttività.
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Clicca su
ClickUp ti aiuta a documentare i processi e le procedure aziendali in un'unica app. Con ClickUp puoi creare maggiore trasparenza e responsabilità nella tua azienda. Questo perché, utilizzando il software, puoi gestire efficacemente i tuoi dipendenti esistenti e nuovi, sapendo esattamente su cosa stanno lavorando.
Inoltre, ClickUp si integra con più app, dandoti accesso a più strumenti che migliorano la documentazione del tuo processo.
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Asana
Asana è un altro strumento di documentazione del processo che ti semplifica la gestione di qualsiasi progetto su cui il tuo team sta lavorando molto meglio.
Con Asana, puoi migliorare la collaborazione tra i membri del tuo team, monitorare lo stato di avanzamento dei tuoi progetti in tempo reale e gestire tutte le attività su cui il tuo team sta lavorando dall'inizio alla fine.
Usando Asana, puoi anche automatizzare le attività ripetitive e migliorare la produttività dei tuoi team.
Conclusione
L'obiettivo finale dell'abbonamento al software di documentazione dei processi è ottenere un ROI elevato su ogni investimento fatto nella tua azienda, sia esso umano, materiali o risorse.
Quando ottimizzi questi passaggi, è tuo dovere utilizzare uno strumento che tutti i tuoi colleghi, stakeholder e membri del team possano utilizzare in modo efficace.
Le aziende che prosperano dopo aver scelto il miglior software di documentazione dei processi non ci sono arrivate per errore, proprio come ha giustamente affermato William A. Foster:
La qualità non è mai un caso; è sempre il risultato di un'alta intenzione, di uno sforzo sincero, di una direzione intelligente e di un'abile esecuzione; rappresenta la scelta saggia di molte alternative.